Entspannt reisen mit American Express Global Business Travel

Das kleine Einmaleins der Geschäftsreise-Probleme

Es wird viel geredet über die Zufriedenheit und das Wohlbefinden von Geschäftsreisenden. Für Chefs kann es schwierig sein, die Notwendigkeit dieser Konzepte nachzuvollziehen, wenn sie selbst wenig oder ausschließlich mit VIP-Status reisen. Nur wer schon mal in der Economy Class eines durch technische Probleme verspäteten Nachtflugs saß, weiß, was Sache ist. Wie also können Unternehmen auf vier gängige Geschäftsreise-Problemfelder reagieren? //

Problemfeld Nummer 1: Flugreisen sind eine Qual

Angst vor der Ankunft am Flughafen. Schlangen an der Sicherheitskontrolle. Drängelnde Passagiere. Abflüge um 6 Uhr morgens. Flugausfälle. Die Liste der Gründe, warum Flugreisen einer der stressigsten Aspekte von Geschäftsreisen sind, ist endlos.

Aber eine Menge dieses Frusts kann mithilfe einer Reiserichtlinie gelöst werden, die zugunsten der Reisenden arbeitet. Zum Beispiel, indem sie den Zugang zu Airport-Lounges zulässt oder die Buchung von beschleunigten Sicherheitskontrollen. Oder indem sie es erlaubt, in bestimmten Fällen eine höhere Serviceklasse zu buchen oder sogar einen teureren Tarif, um den Frühflug mit seinen Zwischenstopps zu vermeiden. Natürlich hätten Geschäftsreisende am liebsten stärkeren Zugang zur Business Class, aber Sitzplätze in der Premium Economy sind ein guter Kompromiss.

Und wenn es zu Flugverspätungen und -ausfällen kommt, kann ein Service wie Proactive Traveler Care™ von American Express Global Business Travel (GBT) helfen. Die rund um die Uhr verfügbare automatische Unterstützung bei Umbuchungen mildert in solchen Situationen die Frustration.

Problemfeld Nummer 2: Die Hotelauswahl ist begrenzt

Geschäftsreisende wollen mitbestimmen, wo sie unterwegs untergebracht sind. Immerhin ist es ein temporäres Zuhause weit weg vom wirklichen Zuhause, der Rückzugsort nach einem langen Flug und einem Tag voller Meetings.

Klassischerweise schränken Unternehmen die Hotelauswahl in ihren Reiserichtlinien ein und drängen Mitarbeiter dazu, bei bevorzugten Leistungsträgern zu buchen. Allerdings entfernen sich einige Unternehmen von diesem Modell, weil sie ihren Mitarbeitern mehr Möglichkeiten und Flexibilität bieten möchten. Stattdessen führen sie Obergrenzen dafür ein, was Reisende in einer bestimmten Stadt oder Region für ihre Unterkunft ausgeben dürfen.

Auch mit dieser Strategie können Unternehmen bei der Unterkunftswahl Kosten sparen, nämlich indem sie die Rabatte nutzen, die American Express GBT für die Kunden ausgehandelt hat. Zusätzlich lässt sich durch ein Tool wie Hotel Re-Shop Expert™ sparen, das momentan für Kunden an ausgewählten Orten verfügbar ist und es ihnen ermöglicht, Preisrückgänge für vergleichbare Zimmer zu nutzen. Und da mehr als zwei Millionen Unterkünfte im Bestand sind, sowohl selbst verhandelte Angebote als auch solche aus Partnerschaften mit Booking.com, Expedia und Airbnb, können sich Reisende über mangelnde Auswahl nicht beschweren.

Problemfeld Nummer 3: Die Reiserichtlinie ist unklar

Reiserichtlinien sollen Mitarbeitern alle Fragen zu ihrem Buchungsverhalten glasklar beantworten, aber manchmal sorgen sie nur für zusätzliche Verwirrung. Daher kann es passieren, dass Reisende unabsichtlich gegen die Richtlinie verstoßen, etwa wegen komplizierten Formulierungen oder weil sie schlicht nicht wissen, dass eine Richtlinie existiert.

Wenn Travel Manager aber Nachrichten an ihre Reisenden schicken, zum Beispiel über Expert Auditor™, die GBT-Lösung für die Genehmigung vor Reiseantritt, oder über das Online-Buchungstool KDS Neo™, dann können sie ihnen die Richtlinie ganz selbstverständlich näherbringen. So lernen Reisende, was innerhalb und was außerhalb der Richtlinie liegt.

Manche Punkte benötigen möglicherweise eine kurze Erläuterung. Zum Beispiel kann in der Richtlinie stehen, dass Mitarbeiter verpflichtet sind, den niedrigsten realistischen Flugpreis zu wählen („lowest logical airfare“, LLA). Dann müssen Unternehmen diese Parameter genau definieren. Und: Was für die Mehrheit der Belegschaft der LLA ist, muss es nicht auch für die Top-Manager des Unternehmens sein.

Übrigens kann es sinnvoll sein, es in der Reiserichtlinie klarzustellen, falls das Unternehmen leitenden Führungskräften besondere Privilegien zugesteht, etwa Inlandsflüge in der Business Class oder hochwertigere Hotelzimmer. Denn wenn mangels Klarheit in der Belegschaft der Eindruck entsteht, einige Auserwählte dürften die Regeln ungestraft umgehen, können sie sich unfair behandelt fühlen und ihre Geschäftsreisen nach Belieben buchen.

Problemfeld Nummer 4: Reisen wirkt verheerend auf die Gesundheit

Es kann schwierig sein, auf einer Geschäftsreise den ungesunden Versuchungen zu widerstehen, die hinter jeder Ecke lauern. Mit ständigem Essen in Restaurants oder auf der Hand oder einem chaotischen Terminkalender, der weder Zeit noch Motivation für Workouts lässt, sabotieren Geschäftsreisen die guten Vorsätze sogar sehr gesundheitsbewusster Menschen.

Und es sind nicht nur nur schlechte Ernährungsgewohnheiten und Bewegungsmangel, die sich zu gesundheitlichen Problemen aufschaukeln. Auch Jetlag, der den Schlafrhythmus unterbricht, und die bloßen Strapazen der Reise setzen Körper und Seele zu, was nach und nach zu unzufriedenen, unglücklichen Geschäftsreisenden führt.

Unternehmen können zwar Initiativen zur Förderung eines gesunden Lebensstils starten. Aber ein wirkliches Verständnis dafür, wie Reiseprogramme und -richtlinien sich auf Arbeitnehmer auswirken, bringt ein Datenanalyse-Tool. Es wertet die Leistungskennzahlen (KPIs) aus, die das Wohlbefinden auf Reisen beeinflussen.

Peer Travel Insights zum Beispiel, die neue Benchmarking-Lösung von American Express GBT, ist mit einem Dashboard ausgestattet, das das Wohlbefinden von Geschäftsreisenden im Blick behält. Beispielsweise die durchschnittliche Reisezeit, wie viel Zeit insgesamt weit weg von Zuhause anfällt und wie oft nachts geflogen wird. Das Tool vergibt auch eine Gesamtbewertung für das Wohlbefinden von Reisenden, sodass Unternehmen sehen können, wie sie dabei im Vergleich zu ihren Wettbewerbern abschneiden. Sei es besser, sei es schlechter. Und das ist es – das kleine Einmaleins der Geschäftsreise-Problemfelder.

Geschäftsreisende mit American Express Global Business Travel

Neues von Amex GBT Mobile

American Express Global Business Travel baut 2019 die App Amex GBT Mobile aus. Ein Überblick. //

Es ist schwer zu glauben, aber die Idee mobiler Anwendungen ist schon mehr als ein Jahrzehnt alt. 2008 haben Apple den App Store und Google den Android marketplace (jetzt Google Play) geöffnet. Aktuellen Untersuchungen des Branchen-Analysten App Annie zufolge hat die Welt im Jahr 2018 insgesamt 194 Milliarden Apps heruntergeladen – das sind mehr als 25 für jeden einzelnen Menschen auf dem Planeten.

Gleichzeitig wird immer mehr Zeit mit Apps verbracht. In Großbritannien wurden Travel-Apps 2018 rund 15 Milliarden Male verwendet, 85 Prozent mehr als im Vorjahr. Ähnlich spektakuläres Wachstum gab es auch in anderen wichtigen Ländern wie Deutschland, Frankreich, Kanada und den USA.

Mobile ist der Schlüssel zum Erfolg

Eine aktuelle Umfrage von J. D. Power zu Travel-Apps zeigt, dass Nutzer im Allgemeinen die Apps von Finanzinstituten wie Banken und Kreditkartenanbietern bevorzugen. Die Studie stellte ebenfalls fest, dass Apps, die sich gut unterwegs nutzen lassen, besonders beliebt sind – vielleicht ein weniger überraschendes Ergebnis. „Während einige Travel-Apps ihre Versprechen einhalten, liegen andere in kritischen Momenten daneben. Das kann erheblichen Einfluss darauf haben, wie Reisende Marken und Dienstleistungen wahrnehmen“, sagt dazu Michael Taylor, Travel Intelligence Lead bei J. D. Power.

Leistung in der Tasche

Die In-App-Prozesse für unterwegs stehen dementsprechend im Zentrum der Weiterentwicklungen, die dieses Jahr für Amex GBT Mobile geplant sind.

„Unser Ziel ist es, Funktionen zu entwickeln, die vor allem den Reisenden nutzen“, sagt Evan Konwiser, Vice President of Marketing and Product Strategy bei American Express Global Business Travel. „Es geht um Relevanz unterwegs. Das schließt nicht nur Buchungen ein, sondern auch die Kommunikation mit Reiseberatern, Informationen zur Reiseroute und zum Flug, Nachrichten aus dem Travel Management und Risikowarnungen.“

Buchungen innerhalb von Amex GBT Mobile laufen gegenwärtig über das Buchungstool KDS Neo™. Es erlaubt Nutzern der App, Hotelübernachtungen, Flug- und Bahntickets sowie Mietwagen zu buchen. Das wird in Kürze auch mit anderen Online-Buchungstools funktionieren.

Sich ums Geschäft kümmern

Da Reisen in zunehmendem Maße von Unregelmäßigkeiten wie Verspätungen und Ausfällen betroffen sind, ist es wichtiger denn je, Reisende auf dem Laufenden zu halten. Die Funktion Proactive Traveler Care™ der App sendet Push-Benachrichtigungen mit wichtigen Information direkt an die Reisenden, die von Störungen im Reisebetrieb betroffen sind. In Notfällen können Nutzer von Expert Care™ mobiles Zwei-Wege-Messaging nutzen, ihren Standort mitteilen sowie schnell Notfallrufnummern abrufen.

„Die Sorgfaltspflicht ist von entscheidender Bedeutung. Travel Manager wie auch TMCs suchen nach effektiveren Wegen, um sich mit Reisenden auszutauschen“, sagt Evan Konwiser. „Travel Manager tun sich klassischerweise schwer damit, mit Reisenden zu kommunizieren – aber mobile Apps sind ein naheliegender Weg. Je mehr Funktionen wir hinzufügen, desto besser der Kontext für die gesendeten Nachrichten. Zum Beispiel können wir Standortdaten einbinden, was mit SMS nicht funktioniert.“

Amex GBT Mobile fungiert nun als globale Echtzeit-Messaging-Plattform, die Live-Unterhaltungen mit Reiseberatern ermöglicht.

Liefern, was die Nutzer wollen

Entscheidend ist es, die Nutzer zu begeistern – egal, ob sie Reisende oder Travel Manager sind. Amex GBT fährt umfangreiche Marktforschung, um sicherzustellen, dass ihre Meinung gehört wird. Die App wird von einem Expertenteam in Paris entwickelt und getestet. Damit wird das Beste von GBT mit der Erfahrung und dem Fachwissen aus zwei Akquisitionen zusammengebracht: dem Softwarehaus KDS, Spezialist für Travel & Expense, im Jahr 2016 und dem globalen TMC HRG im Jahr 2018.

„Wir sprechen mit unseren Kunden und Reisenden und analysieren, wie sie die App eigentlich nutzen. Damit stellen wir sicher, dass wir in die richtigen Funktionen und Features investieren“, so Evan Konwiser. Viel Leistungsstärke der ergänzten App Amex GBT Mobile kommt von der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Kanälen: Reisedaten, Profile, aber auch externe Quellen.

Auch die Individualisierung der App-Prozesse ist wichtig. Wie Evan Konwiser sagt: „Die Leute wollen mehr Selbstbedienung. Gleichzeitig wünschen sie einen persönlicheren Service, und mit Künstlicher Intelligenz können wir das.“

Das Tool Trip Recommender™ in der App bietet individualisierte Vorschläge auf der Basis der persönlichen Vorlieben und den Daten früherer Reisen, die mit einem einzigen Tastendruck überprüft und gebucht werden können.

In einem Wort: Amex GBT Mobile wird für moderne Geschäftsreisen unverzichtbar.

Weltweit unterwegs - Frau auf Geschäftsreise mit American Express Global Business Travel

So bleiben Sie auf Geschäftsreisen fit und gesund

Keine Frage: Reisen kann stressen und dem inneren Schweinehund Auslauf geben. Einige einfache Ideen helfen, auf Geschäftsreisen fit und gesund zu bleiben. //

Spätnachts noch einen Drink mit dem Kunden. Kalorienreiches Essen am Flughafen. Wochenlang keinen Sport getrieben. Es mag einfach sein, über die vielen kleinen Sünden unterwegs hinwegzusehen, mit der Zeit aber holen sie einen doch ein. Statt Warnungen vor den negativen Folgen für die Gesundheit folgen jetzt positive Tipps gegen spätere Reue.

Gute Sachen ins Gepäck

Selbstredend bestimmt in erster Linie der geschäftliche Termin darüber, was in den Koffer kommt. Aber etwas Platz für die Dinge, die dem Körper guttun, sollte schon drin sein. Statt den Hunger am Flughafen mit Schokoriegeln und verpackten Muffins zu stillen, empfiehlt es sich, zu Hause gesunde Snacks einzupacken wie Früchte, die etwas Druck abkönnen, Rohkost, Proteinriegel, gesunde Frühstückskekse und Nüsse. TRX-Schlaufen oder Elastikbänder nehmen im Koffer auch nicht zu viel Platz weg, genauso wenig wie eine Schlafmaske oder Ohrstöpsel. Und egal was passiert, das Handdesinfektionsmittel muss mit.

Der Flughafen ist das neue Fitnessstudio

Wer sich von den Blicken anderer nicht stören lässt, findet hier einige Ideen, wie sich auch am Flughafen ein gutes Workout einlegen lässt. Für eine weniger auffallende Art der Kalorienverbrennung bietet sich ein Spazierung im Terminal während der letzten Telefonate vor dem Abflug an. Sollte der Flughafen ein Yoga- oder Fitnessstudio haben, tut ein Besuch dort rundum gut. Spätestens nach fünf Stunden im Flugzeug mit drei weiteren Stunden vor der Brust ist man froh, die Muskeln betätigt zu haben.

Verstecktes Flughafen-Workout

Wer nicht viel Zeit hat, kann den vorherigen Teil überspringen und dennoch den Körper fordern, zum Beispiel durch Laufen statt Laufband oder Treppe statt Aufzug/Rolltreppe. Und wie wäre es damit, das gut gefüllte Handgepäck einige Stockwerke hochzutragen? Das hält sicher den Puls auf Trab. Wer es genauer wissen will, kann dies mit einem Fitness-Tracker sogar nachvollziehen.

Jede Kalorie zählt

Die Zeit unterwegs mag sich hier und da wie Urlaub anfühlen, aber es ist besser, keine Ferienstimmung aufkommen zu lassen und zu glauben, all diese kalorienreichen, fettigen Mahlzeiten hätten keine Auswirkungen auf Taille oder Laune. Sinnvoller ist es, bewusst zu entscheiden, was man isst, und alles in einer App zu tracken. Sie zeigen schwarz auf weiß die Nährwerte und Kalorien der Mahlzeiten in Restaurants und am Flughafen, die eben noch so appetitlich aussahen.

Aber hat es ein schönes Fitnessstudio?

Viele Geschäftsreisende wählen ihre Unterkunft danach aus, wie nah sie am Konferenzort liegen. Aber auch ein einladendes Fitnessstudio, das zum Workout motiviert, kann ein Auswahlkriterium sein – vorausgesetzt natürlich, dass die Unterkunft in die Reiserichtlinie passt.

Nein, es hat kein schönes Fitnessstudio

Na gut, vielleicht sieht das Fitnesscenter nicht ganz so schön aus wie auf den Fotos auf der Hotelwebseite. Aber das ist keine Ausrede für Faulheit. Ein komplettes Workout ist auch auf dem Zimmer möglich: mit Liegestützen, Sit-ups, Kniebeugen, Ausfallschritten und Beugestützen. Joggen, Walken oder eine Runde auf dem Fahrrad bringen den Kreislauf ebenfalls in Schwung. Und es gibt noch etwas von der Stadt zu sehen.

H2O ist der beste Reisepartner

Manchmal schreit die Situation nach Alkohol – trotzdem sollte Wasser unterwegs das Getränk der Wahl sein. Wasser mildert den Jetlag, stärkt das Immunsystem, hält den Appetit im Zaum und regeneriert die von der Flugzeugluft dehydrierte Haut. Es ist übrigens möglich, eine Flasche Wasser durch die Sicherheitskontrolle am Flughafen zu bringen, sofern das Wasser komplett gefroren ist. Einfacher (und umweltfreundlicher) ist es, eine leere Flasche aus Edelstahl mitzunehmen und sie hinter der Kontrolle am Wasserhahn zu füllen.

Ein Moment Zen

Nach einer langen Reise und einem Abendessen mit Kunden ist guter Schlaf wohlverdient. Keine Frage, das kann in einer anderen Zeitzone schwierig werden. Daher sollten Reisende tun, was immer nötig ist, um Bettschwere zu erreichen: Alle Geräte ausschalten. Heiß duschen. Die Verspannungen von der Reise mit Atemübungen lösen. Eine Tasse Kamillentee trinken (einige Teebeutel finden leicht Platz im Handgepäck). Und falls das alles nichts hilft und man sich schlaflos im Bett herumwälzt, ist da immer noch das Fitnessstudio des Hotels, um die aufgestaute Energie loszuwerden.

Happy Landings mit American Express Global Business Travel

So kommen die Reiserichtlinien zum Fliegen

Manchmal muss man einen Schritt zurücktreten, um das Travel-Management-Programm als Großes und Ganzes ins Auge fassen zu können. Das ist angesichts des täglichen Pensums nicht immer einfach. Daher zeigt dieser Blogpost einige Möglichkeiten, Geschäftsreiseprogramme effektiver zu gestalten, und praktische Schritte, die dorthin führen. //

1. Den Ansprüchen der Reisenden gerecht werden

Geschäftsreisende möchten heutzutage nicht nur bequeme, nahtlose und individuelle Reiseprozesse – sie verlangen sie förmlich. Wenn sie über das Buchungstool oder mit den Reiserichtlinien des Unternehmens nicht das bekommen, was sie wollen, gehen sie ohne Weiteres woanders hin, oft direkt zu einem Anbieter oder einem Online-Reisebüro.

Dieser Trend wird sich eher verstärken – durch Buchungstools mit künstlicher Intelligenz, die Verbrauchern mehr Komfort und Individualisierung bieten. Unternehmen müssen also schauen, wie sie die Wünsche ihrer Reisenden in die Realität umsetzen können. Starre Reiserichtlinien, die die Auswahl einschränken, und veraltete Buchungstools können dazu führen, dass Mitarbeiter sich entweder von den Vorgaben oder gleich vom Unternehmen abwenden.

Tipps:

  • Tools zur Datenanalyse nutzen (einschließlich des neuen Benchmarking-Programms Peer Travel Insights von GBT mit einem Dashboard, das das Wohlbefinden der Reisenden analysiert). Mit den Erkenntnissen aus den Daten lassen sich Reiseverhalten und -präferenzen besser verstehen und Reiserichtlinien insgesamt ansprechender gestalten.
  • Veraltete Reiserichtlinien neu bewerten und überarbeiten. Zu stark einschränkende Vorgaben und geballter Jargon sollten entfernt werden, sodass es für Reisende leichter wird, die Regeln zu befolgen.
  • Die Reiseprozesse automatisieren und an die Anforderungen der Mitarbeiter anpassen – zum Beispiel durch neue technische Lösungen, die gemeinsam mit einer Travel Management Company (TMC) eingeführt werden. Sicherstellen, dass die Mitarbeiter von diesen Tools erfahren.
  • Lücken in der W-Lan-Anbindung der Reisenden beseitigen, sodass ihr Anschluss an mobile Prozesse nicht unterbrochen wird.

2. Das Duty-of-Care-Programm ausbauen

Seit den Terroranschlägen vom 11. September 2001 nehmen Unternehmen die Sicherheit der Reisenden ernster und legen mehr Wert auf umfangreiche Sicherheitsprotokolle. Sie haben Tools eingeführt, die den Aufenthaltsort von Reisenden ermitteln können, arbeiten im Risikomanagement mit Drittanbietern zusammen und weisen Reisende darauf hin, wie wichtig es ist, ihre gesamte Reise aus Sicherheitsgründen über das Unternehmenstool zu buchen.

Nachdem diese Dinge unter Dach und Fach sind, rücken nun andere Möglichkeiten zur Erfülung der Sorgfaltspflicht in den Fokus. Beispielsweise haben sich Gesundheit und Wohlbefinden von Reisenden zu Trendthemen entwickelt, und Unternehmen suchen nach Lösungen, um Reiseüberlastungen zu vermeiden. Es wird auch stärker darüber diskutiert, wie Unternehmen Reisende schützen können, wenn sie eine Geschäftsreise mit etwas Urlaub ergänzen (Bleisure) oder wenn sie alternative Unterkünfte nutzen, zum Beispiel Apartments über Booking.com.

Und weil – einer Studie der Global Business Travel Association zufolge – mehr als 80 Prozent der Frauen angeben, im vergangenen Jahr auf Geschäftsreisen mindestens ein Sicherheitsproblem erlebt zu haben, wird der Sicherheit weiblicher Reisender mehr Aufmerksamkeit gewidmet.

Tipps:

  • Reiserichtlinien auf mögliche Lücken im Reiserisikomanagement überprüfen – und sie schließen.
  • Reisenden genau erklären, welche Arten von Schutz sie während des Erholungsteils einer Bleisure-Reise haben werden – und welche nicht, damit sie zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen treffen können.
  • Weiblichen Reisenden spezielle Schulungen dazu anbieten, wie sie sich auf potenzielle Risiken im Ausland vorbereiten können.
  • Initiativen zur Stärkung der mentalen und körperlichen Gesundheit der Mitarbeiter einführen und den Reisestress reduzieren. (Einige Ideen für solche Initiativen finden sich hier und hier).

3. Fokus auf die Nutzung und den Missbrauch von Reisedaten

Von der Fülle an Informationen, die zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht aus den Reiseplänen erfasst werden, bis zu wichtigen Zahlen für Verhandlungen mit Leistungsträgern: Daten sind der Treibstoff für Geschäftsreisen. Durch die Verwendung hochentwickelter Technologien der künstlichen Intelligenz konzentrieren sich Travel Manager zunehmend darauf, durch Daten die Zufriedenheit der Reisenden zu steigern, die Kosten zu senken und die Effizienz zu optimieren.

Mit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist der Datenschutz noch stärker in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit gerückt. Weil auch die Zahl der Hackerangriffe in den vergangenen Jahren zugenommen hat, kümmern sich Unternehmen stärker um den Schutz der persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter.

Alles in allem empfiehlt es sich dringend, dem Schutz der Reisedaten höchste Priorität zu geben.

Tipps:

  • Gemeinsam mit der IT-Abteilung den Reisenden die Cybersecurity-Schulungen und Tools bereitstellen, die sie für die Datensicherheit unterwegs brauchen.
  • Die Nutzung virtueller Kreditkarten für Zahlungen in Hotels verbessert die Zahlungssicherheit und reduziert die Menge übertragener Daten.
  • Verträge sorgfältig überprüfen und mit Leistungsträgern darüber sprechen, wie sie mit den Daten der Reisenden umgehen und wie sie die DSGVO umsetzen.
  • Starke Datenanalyse-Tools zeigen die Präferenzen der Reisenden und wofür genau Geld ausgegeben wird, sodass die Reiserichtlinien intelligent angepasst werden können.

4. Die eigene Arbeitslast reduzieren

All diese Ziele zu erreichen ist zeitintensiv. Deshalb muss die Zahl der Aufgaben für die Verantwortlichen gesenkt werden. Wer überlegt, wofür bisher die meiste Energie investiert wurde, welche Ziele erreicht wurden und welche nicht, wird feststellen, dass einige Aufgaben von der To-Do-Liste gestrichen werden können. Entweder weil sie nicht mehr nötig sind oder weil jemand anderes sie übernehmen kann.

Tipps:

  • Den Arbeitsaufwand, der mit den jährlichen Vertragsverhandlungen verbunden ist, durch Konsolidierung der bevorzugten Hotels und Airlines reduzieren. Und die ermäßigten Tarife nutzen, die die TMC anbieten.
  • Diejenigen Aufgaben auslagern, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen oder von Dritten besser erledigt werden können.
  • Andere Abteilungen wie den Finanzbereich und die IT um Unterstützung bitten, um die Reisenden zu schulen und die Systeme zu optimieren.
  • GBT fragen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie die Experten von American Express Global Business Travel oder American Express Meetings & Events das Travel Management der Unternehmen unterstützen können.

Zehn wirklich gute Gründe für Amex GBT Mobile

Manchmal können Geschäftsreisen ganz schön schwierig sein. American Express Global Business Travel setzt alles daran, es Geschäftsreisenden einfacher zu machen – zum Beispiel durch die Optimierung der Tools und Technologien. Dazu gehört die App Amex GBT Mobile mit einer Reihe von Neuerungen. Hier sind zehn wirklich gute Gründe, warum Geschäftsreisende sie in ihr Herz schließen werden. //

1. Anmelden per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung

Gerade auf Reisen kann es ein Spagat sein, sich in einer App anzumelden, während man gleichzeitig das Gepäck trägt. Aus diesem Grund funktioniert der Anmeldeprozess für Amex GBT Mobile besonders einfach: Die Nutzer loggen sich mit ihrem Fingerabdruck oder per Gesichtserkennung auf dafür geeigneten iOS- und Android-Geräten ein. Das gilt auf Wunsch 30 Tage lang, sodass die Nutzer sich lediglich einmal im Monat anmelden müssen.

2. Komplette Reisebuchungen mit KDS Neo

Wer seine Geschäftsreisen über KDS Neo bucht, kann das auch innerhalb von Amex GBT Mobile tun. Das funktioniert über die Schaltfläche „Book Your Own Travel“ im Reiter „Booking“. Mit wenigen Klicks lassen sich Flüge, Hotelzimmer und Mietwagen reservieren. Sobald Neo die Buchung abgeschlossen hat, wird der vollständige Reiseplan automatisch an die Sektion „Trips“ in Amex GBT Mobile übermittelt.

3. Oder über den Messenger buchen

Buchungen sind auch für Kunden möglich, die KDS Neo nicht nutzen, nämlich über das Messenger-System. Es verbindet die Nutzer direkt mit einem Reiseberater, der lediglich die Reisedaten und das Reiseziel braucht, um einen Reiseplan zusammenzustellen und vorzuschlagen.

4. Hotelbuchung via Booking.com

Reisende können Angebote des beliebten Aggregators und Metasearch-Anbieters direkt von Amex GBT Mobile aus buchen (Registerkarte „Booking“). Sobald die Booking.com-Reservierungen abgeschlossen sind, werden alle Details unter „Trips“ gespeichert.

5. Hotelbuchung mit dem Trip Recommender

Wer bei der Buchung eines Fluges versäumt hat, die Unterkunft dazuzubuchen, erhält Unterstützung durch das GBT-Tool Trip Recommender. Es liefert individuelle Buchungsvorschläge, die auf den Präferenzen des Reisenden, den Reiserichtlinien des Unternehmens und vorherigen Reisen basieren. Die handverlesenen Hotels lassen sich einfach prüfen und das gewählte Haus mit einem einzigen Tastendruck buchen.

6. Alle Reisedetails immer dabei

Mit Amex GBT Mobile ist es nicht mehr nötig, im Papierkorb des Mobiltelefons nach möglicherweise gelöschten Hotelbestätigungs-E-Mails zu suchen. Denn alle wichtigen Reiseinformationen werden sofort an einem einfach zu findenden Ort gespeichert: der Registerkarte „Trips“. Ob es darum geht, das Gate nachzuschlagen oder die Adresse des Hotels – die Informationen können in wenigen Sekunden gefunden werden.

7. Einfacher Flug-Check-in

Auch dafür brauchen keine verlorenen E-Mail-Nachrichten gesucht zu werden. Im Bereich „Trips“ von Amex GBT Mobile können Reisende bis zu 24 Stunden vor Abflug einchecken. Und das Beste: Die App trägt die von den Airlines vorgeschriebenen Kontakt- und Reisedaten automatisch ein.

8. Flugänderungen kommen automatisch

Mit Amex GBT Mobile gehört es der Vergangenheit an, Abflugtafeln im Auge behalten zu müssen oder auf eine Textnachricht der Fluggesellschaft zu warten, um zu erfahren, dass der Flug verspätet startet. Oder gar nicht. Die App bietet Push-Benachrichtigungen zu Flugverspätungen und -stornierungen in der Registerkarte „Updates“. Dazu kommen weitere nützliche Informationen, zum Beispiel die Nummer des Gepäckausgabe-Bands.

9. Unterstützung per Klick oder Chat

Wer mit einem Reiseberater von GBT sprechen möchte, zum Beispiel um einen stornierten Flug umzubuchen, kann das problemlos tun: Ein Klick auf die intelligenten Action Buttons (mit Optionen, warum Unterstützung gebraucht wird) oder einfach auf das Telefon-Symbol stellt rasch die Verbindung zu einem Reiseberater oder einer Reiseberaterin her.

10. Hilfe über Proactive Traveler Care und Expert Care

Das mobile Angebot von GBT umfasst auch Tools für das Krisen-Management. Proactive Traveler Care (PTC) sendet Push-Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen direkt an Reisende, die von einer Beeinträchtigung betroffen sind. In Notfallsituationen können Nutzer von Expert Care über mobiles Messaging Nachrichten senden und empfangen, ihren Standort übermitteln und schnell auf Notrufnummern zugreifen.

Und das ist nicht alles. Weitere App-Verbesserungen sind bereits in Arbeit. In den kommenden Monaten erhält Amex GBT Mobile zusätzliche Funktionen, darunter Hotelbewertungen der GBT-Kunden, eine Countdown-Funktion für das Boarding von Flügen sowie die Möglichkeit, den Reiseplan an andere weiterzuleiten und mit dem Kalender zu synchronisieren.

Amex GBT Mobile steht hier für iPhone-Nutzer und hier für Besitzer eines Android-Geräts zum Download bereit. Hinweis: Amex GBT Mobile ist derzeit für Kunden von American Express Global Business Travel verfügbar. Den Kunden von HRG steht die App zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung.

Warum Kommunikation für die Einhaltung von Reiserichtlinien so wichtig ist

Was Millennials von Meetings und Events erwarten

Veranstaltungen brauchen zuallererst ein spannendes Programm. Dann aber folgt schon die Frage der Aufbereitung. Wer Teilnehmer der Generation Y erwartet, sollte einige Dinge beachten. //

Ähnlich wie die Geschäftsreisebranche sich an die wachsende Zahl der Millennials in den Belegschaften angepasst hat, werden auch Meetings und Events zunehmend an der Geration Y ausgerichtet, die gerade in ihren Zwanzigern und Dreißigern ist. Wie also können Veranstaltungsplaner Besucher aus der Millennial-Generation begeistern und fesseln?

Location, Location – aber eine einzigartige, bitte

Wie American Express Meetings & Events in im Global Meetings & Events Forecast 2019 zeigt, geben sich Millennials mit „typischen“ Veranstaltungsorten und Hotels nicht zufrieden. Die Generation Y kann ein abenteuerlustiger Haufen sein, den neue Erfahrungen reizen und der deshalb etwas Neues und Unerwartetes wünscht.

Es empfiehlt sich, über den herkömmlichen Konferenzsaal hinauszudenken und Räume zu suchen, die nicht dem konventionellen Konferenzzentrums-Schema entsprechen. Das kann ein Nachtclub sein, der sich tagsüber der Öffentlichkeit verschließt, ein Zoo oder Aquarium ohne herumlaufende Kinder oder ein Hangar, der normalerweise für Privatjets reserviert ist. Planer können ihrer Fantasie freien Lauf lassen – und müssen dann halt sicherstellen, dass die Idee tatsächlich machbar ist. Das geht mit den wichtigsten Voraussetzungen für Events an ungewöhnlichen Orten.

Erlebnisse sind wichtig

Wie an anderer Stelle bereits gesagt: Millennials schätzen Erlebnisse mehr als Materielles. Statt in Swag zu investieren, also coole Werbegeschenke, die aber möglicherweise im Hotel zurückgelassen werden, ist es besser, sich auf unvergessliche Erlebnisse zu konzentrieren. Im Zentrum sollten daher Wow-Faktoren stehen, von audiovisuellen Effekten bis zu den kleinsten Details. „Größer und besser“ ist allerdings nicht der einzige Weg – mit Kreativität lässt sich auch mit kleinem Budget ein außergewöhnliches Event planen.

Nicht nur Drei-Gänge-Menüs

Ein gesetztes Mittagessen kann auf viele Millennials wenig appetitlich wirken, da es sowohl die Wahl des Essens als auch die soziale Interaktion einschränkt. Verpflegungsstationen mit verschiedenen Häppchen dagegen kommen gut an, da Millennials eher über den Tag verteilt Kleinigkeiten essen statt drei feste Mahlzeiten. Genauso ansprechend wirkt eine Station, an der man sich Zutaten aussuchen und sein eigenes Gericht zusammenstellen kann.

Glutenfrei, ketogen, aus regionaler Erzeugung, vegan, Ethnic Fusion – auch mit diesen Optionen kann man nichts falsch machen. Ausgeschilderte Ernährungsinformationen und Geschichten, die mit regionalem Essen verbunden sind, bringen Extra-Sympathiepunkte.

Mit dem traditionellen Format brechen

Es kann für jeden schwierig sein, einem 60-minütigen Vortrag die volle Aufmerksamkeit zu widmen, wie fesselnd auch immer der Redner sein mag. Um glasige Augen und die Ablenkung durch Smartphones zu vermeiden, sollten Vorträge 20 bis 30 Minuten nicht überschreiten und von einer dynamischen, interaktiven Diskussion gefolgt werden. Video-Livestreams eignen sich auch gut dazu, das Interesse dieses technisch versierten Publikums zu wecken.

Viele Millennials wünschen sich eine flexible Zeiteinteilung, die nicht jeden Moment verplant. Daher sollte der Versuchung widerstanden werden, randvolle Programme mit einem Seminar nach dem anderen zu gestalten. Besser ist es, Zeit für kleine Fluchten einzuräumen, zum Beispiel eine Gruppenwanderung zum Luftschnappen und mit einer Besichtigung.

Social-Media-Momente liefern

Vom wunderschön servierten Essen bis zur Gelegenheit zum Selfie mit dem Hauptredner sollte ein Event eine Fülle an instagram-tauglichen Komponenten enthalten. Der Generation Y macht man es mit kostenlosem WLAN und einer Social-Media-Pinnwand einfach, Content online zu stellen. Diese Pinnwand enthält zum Beispiel die besten Zitate aus den Präsentationen. Ergänzend promotet ein witziger Hashtag das Event. #Brandingistalles!

Technologie nutzen

Manche Millennials geraten in Versuchung, während eines Workshops auf ihre Smartphones zu schauen. Gegen dieses Verhalten hilft eine Konferenz-App, die die Aufmerksamkeit zurückerobert. Diese App könnte eine Plattform bieten, wo Teilnehmer sich miteinander vernetzen können, oder ein Verzeichnis aller Teilnehmer samt biografischen Hinweisen und Suchfunktion. Möglich sind auch integrierte Augmented Reality oder ein Gamification-Element, mit dem sie Punkte sammeln, wenn sie bestimmten Stationen besuchen. Und so wichtig es ist, der Generation Y ihre geliebten technischen Tools zu bieten – mindestens genauso wichtig sind Ladestationen für die Geräte. Denn wenn der Akku leer ist und es keine Möglichkeit zum Laden gibt, könnten Millennials versucht sein, Feierabend zu machen und ins Hotel zu verschwinden.

Warum Kommunikation für die Einhaltung von Reiserichtlinien so wichtig ist

Warum Kommunikation für die Einhaltung von Reiserichtlinien so wichtig ist

Nur wer die Kommunikation richtig angeht, kann die Einhaltung von Reiserichtlinien wirksam umsetzen. Kate Vasiloff, Director of Research der GBTA Foundation, gibt die entscheidenden Tipps. //

Geschäftsreisende können keine Gedanken lesen. In einigen Unternehmen allerdings wäre diese Superkraft durchaus von Nutzen – das legt zumindest eine Studie der Global Business Travel Association (GBTA) zusammen mit HRS Global Hotel Solutions zum Thema Reiserichtlinien nahe.

Die Studie „Travel Policy Communication: Understanding Disconnects and Increasing Compliance“ zeigt nämlich eine große Diskrepanz zwischen Anspruch und Wirklichkeit. So gaben 90 Prozent der befragten Travel Manager an, dass ihre Beschäftigten genehmigte Buchungskanäle für Flüge nutzen, 81 Prozent sagten das für Mietwagenbuchungen. Von den Geschäftsreisenden dagegen kam diese Antwort nur von 63 Prozent (Flüge) bzw. 57 Prozent (Mietwagen).

Ein weiteres Ergebnis: Die Hälfte der Travel Manager sagt, sie erklärten ihren Mitarbeitern die Reiserichtlinien im Rahmen von persönlichen Meetings, aber nur 20 Prozent der Reisenden gaben an, die Richtlinien tatsächlich persönlich erklärt bekommen zu haben.

Wenn außerhalb der Richtlinien gebucht wird, so liegt das nicht an mangelnder Bereitschaft der Mitarbeiter, die Regeln zu befolgen. Sondern es gibt ein Kommunikationsproblem zwischen Travel Managern und Reisenden.

Wenn Sie also feststellen, dass Ihre Geschäftsreisenden wiederholt außerhalb der Reiserichtlinien oder andere als Ihre bevorzugten Dienstleister buchen, hat das vielleicht mehr mit Ihnen zu tun als mit den Reisenden.

Aber keine Panik. Hier sind einige Tipps, um den Kommunikationsfluss und damit die Compliance zu verbessern und außerdem Ihren Reisenden größeren Schutz zu bieten.

Die Botschaft selbst

Was macht den Erfolg von Reiserichtlinien aus? Dass sie einfach, klar und deutlich geschrieben sind und niemand ein Rechtswörterbuch braucht, um sie zu verstehen. Sie sollten zudem umfassend sein und die Themen Buchung, bevorzugte Leistungsträger und Dienstleister, Ausgabenlimits und Vertragsstrafen für die Nichteinhaltung abdecken – das aber nicht so langatmig tun, dass die Leser mittendrin aussteigen. Überkomplizierte Richtlinien sind immer seltener zu finden.

Natürlich sollten auf jeden Fall die Ziele der Reiserichtlinie enthalten sein. Und rücken Sie dabei den Geschäftserfolg des Unternehmens nicht zu sehr in den Mittelpunkt, sondern betonen Sie, wie wichtig Komfort und Wohlbefinden der Reisenden sind.

Die Botschaft übermitteln

Die vollständigen Reiserichtlinien sollten für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein. Sie können Teil eines Handbuchs werden, das neuen Mitarbeitern am ersten Arbeitstag überreicht wird, oder an einem festen Platz im Intranet des Unternehmens stehen, das Mitarbeiter auch außerhalb des Büros und unterwegs abrufen können.

Das sollte aber nicht alles sein. Wer sicher gehen will, verbreitet die Richtlinien auf ganz verschiedenen Wegen, zum Beispiel durch gezielte E-Mails, interne Newsletter und mobile Nachrichten. (Übrigens macht die Amex GBT Mobile App von American Express Global Business Travel es Travel Managern leicht, Compliance-Erinnerungen an Geschäftsreisende zu senden.)

Da es einfach ist, E-Mails mit dem Wort „Reiserichtlinie“ in der Betreffzeile zu ignorieren, wenn bereits ähnliche E-Mails den Posteingang verstopfen, sollte sichergestellt sein, dass Mitteilungen gezielt nur an die Empfänger gehen, die die Information zu diesem Zeitpunkt tatsächlich brauchen.

Und vergessen Sie persönliche Meetings nicht. Sie lohnen sich, denn sie bieten die Möglichkeit, die wichtigsten Punkte der Richtlinie zu erklären und die Wichtigkeit der Einhaltung zu betonen. In einer Gruppenbesprechung bekommt jeder mit, welche Fragen und Bedenken die anderen vorbringen, an die man selbst womöglich gar nicht gedacht hat. Schicken Sie nach solchen Meetings eine E-Mail an die Teilnehmer, die die wichtigsten besprochenen Richtlinien zusammenfasst.

Worte mit Gewicht

Wer Reiserichtlinien oder E-Mails dazu entwirft, muss Ton und Sprache genau abwägen.

Niemand möchte bei einem Verstoß gegen die Richtlinien wie ein Elternteil wirken, das seine Kinder wegen schlechten Benehmens ausschimpft. Besser ist eine konstruktive Reaktion, die klar darlegt, wie in Zukunft zu verfahren ist, und sich auf die Vorteile der Einhaltung konzentriert.

Es empfiehlt sich, gelegentlich die eigenen Mitteilungen noch einmal zu lesen, um zu schauen, wie sie verfeinert und präziser formuliert werden können.

Das Publikum kennen

Wie die Studie von GBTA und HRS ebenfalls zeigt, gibt es keinen einheitlichen Kommunikationsansatz, der in allen Büros funktioniert. Es bestehen regionale und demografische Unterschiede.

Die Studie ergab beispielsweise, dass Europäer Reiserichtlinien per E-Mail oder im Intranet spürbar bevorzugen, während US-Amerikaner eher an Mitarbeiterhandbücher gewöhnt sind. Außerdem – und das überrascht ein bisschen – zieht mehr als die Hälfte der Millennials ein persönliches Gespräch über Reiserichtlinien vor. Das ist wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass sie neu im Unternehmen sind und detailliertere Informationen wünschen. Berücksichtigen Sie das, wenn Sie Ihre Kommunikationsstrategien ausarbeiten.

Weitermachen

Auch wenn eine wohlformulierte E-Mail mit den Reiserichtlinien abgeschickt oder ein produktives Meeting voller Diskussionen beendet ist, bleibt immer noch Arbeit zu tun. Denn Reiserichtlinien ändern sich, neue Mitarbeiter kommen, und Wiederholungstäter werden in ihre alten, nicht-konformen Gewohnheiten zurückfallen. Daher braucht es fortlaufend Schulungen und Überprüfungen – selbst für erfahrene Reisende, die schon auf der ganzen Welt waren –, um neue Konzepte vorzustellen, die geltenden zu bekräftigen und die konsequente Einhaltung zu fördern.

Ideal ist ein gewisses Gleichgewicht: Die Einhaltung von Richtlinien so deutlich machen, dass alle ihre Bedeutung kennen und wissen, dass ihre Einhaltung erwartet wird, gleichzeitig aber so zurückhaltend sein, dass niemand überdrüssig wird und nicht mehr zuhört.

Eine gute Option könnte sein, ein internes Social-Media-Netz zu schaffen, um die Kommunikation nicht nur zwischen Ihnen und den Mitarbeitern, sondern auch innerhalb der Belegschaft zu erleichtern. So können Geschäftsreisende sich zu den Reisezielen und ihren Erfahrungen austauschen und sich vielleicht sogar gegenseitig einige der häufig gestellten Fragen beantworten, die sonst bei Ihnen landen.

Kommunikation braucht beide Richtungen

Die Einhaltung von Reiserichtlinien ist viel einfacher umzusetzen, wenn sie als gemeinschaftliche Aufgabe und nicht als Vorgabe von oben betrachtet wird. Daher sollte der Fokus auf dem Engagement der Mitarbeiter und einem Umfeld liegen, in dem sich die Mitarbeiter eingebunden fühlen und sich ehrlich äußern können.

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass ihre Erfahrungen von Bedeutung sind, indem Sie Kommentare zur Reise erbitten, entweder per E-Mail oder – etwas formeller – durch einen Fragebogen. Fragen Sie danach, was unterwegs reibungslos verlaufen ist und was nicht. Alle Antworten sind für die Optimierung der Richtlinien von großer Bedeutung. Sollten Informationen eines Mitarbeiters zur Anpassung der Richtlinien führen, lassen Sie ihn oder sie das wissen. Und sagen Sie Danke.


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Adieu, Bürokratie! Hallo, Digitalisierung!

Unternehmen mit veralteten manuellen Prozessen verfehlen die Erwartungen ihrer modernen Mitarbeiter. Eine einheitliche digitale Plattform für Reisebuchungen und Reisekosten-Abrechnungen kommt ihnen entgegen. Außerdem nutzt sie dem Unternehmen, schreibt Romain Fory, Account Manager bei KDS, und zeigt das Beispiel eines französischen Ingenieurbüros. //

Wie in vielen Branchen hat auch in der Geschäftsreise der technologische Fortschritt zu veränderten Nutzergewohnheiten geführt – und die gesamte Branche revolutioniert. Unternehmen müssen die Erwartungen der Mitarbeiter in Sachen Technologie erfüllen. Das ist genauso wichtig geworden wie die Umsetzung von Reiserichtlinien, die Kontrolle der Kosten und die Sicherheit der Reisenden. Drei Beispiele:

  • Im Büro erwarten Mitarbeiter die gleichen schnellen und intuitiv benutzbaren Tools, die sie im Privatleben verwenden.
  • Eine Stunde für die Suche nach einem Flug zwischen Paris und London aufzubringen, der sowohl den Reiserichtlinien entspricht als auch pünktlich zum Meeting ankommt, ist heute ein Ding der Unmöglichkeit.
  • Dasselbe gilt für stundenlanges Sortieren von Quittungen, umfangreiche Spesenabrechnungen und die Erstattung Monate später.

Wir alle erwarten, dass Technologie die Dinge einfacher macht. Unternehmen haben keine Wahl mehr: Sie müssen Bürokratie abbauen und das Reise- und Reisekosten-Management ins digitale Zeitalter überführen.

KDS ist sich dieser zweifachen Herausforderung bewusst – es geht darum, sowohl die Nutzer zufriedenzustellen als auch die Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Daher bieten wir schnelle, einfache Lösungen mit dem Ziel, dass sie in den Projekten unserer Kunden zur digitalen Transformation eine zentrale Rolle spielen.

Die Automatisierung von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen ermöglicht einfachere, schnellere und konsistentere Nutzerprozesse. Klassische Tools verzahnen die Abrechnung unterwegs entstandener Kosten nicht mit den Buchungsprozessen, die sich wiederum oft auf Beförderung und Unterkunft beschränken. Mit KDS Neo lässt sich eine komplette Reise buchen (Taxis, Unterkunft, Beförderung etwa per Flug, Shuttlebusse, zusätzliches Gepäck, Sitzplatz-Upgrades usw.), gleichzeitig können auf derselben Plattform die Reisekostenabrechnungen via Internet oder Mobiltelefon verwaltet werden.

Die einheitliche Plattform bietet dieselbe Nutzerfreundlichkeit wie die beliebtesten E-Commerce-Websites. Unternehmen können Prozesse beschleunigen, bestimmte Aufgaben automatisieren und die tatsächlichen Reisekosten besser einschätzen und kontrollieren, was das Management von Aufträgen und Verträgen optimiert. Und alles ist papierlos – dank der digitalen Reisekostenabrechnungen in KDS Neo, die rechtlich den Originaldokumenten in nichts nachstehen.

Technologie ist der einzige Weg zu mehr Effizienz und schnelleren Prozessen in komplexen Situationen

Produktivität ist ein zentrales Anliegen für leitende Manager. An Plattformen für das Management von Geschäftsreisen und anpassungsfähigen und benutzerfreundlichen Ausgaben-Reports kommt heutzutage niemand mehr vorbei. Jedes Unternehmen scheint dafür eine Strategie zu haben.

Das französische Ingenieurbüro TechnipFMC zum Beispiel hat die Geschäftsreisen seiner Mitarbeiter (im Schnitt 20.000 bis 25.000 Reisen pro Jahr) lange Zeit mit einem selbst entwickelten Tool verwaltet, das viele manuelle Prozesse erforderte. Für die internationalen Projekte des Unternehmens ist es erforderlich, dass Mitarbeiter aus ganz unterschiedlichen Abteilungen in verschiedenen Projektphasen reisen (Vorstudie, Entwicklung, Bau, Transport zum Ölfeld, Installation vor Ort). Daher wünscht TechnipFMC, wie viele andere Unternehmen auch, Einfachheit, Reaktionsfähigkeit und Kontrolle für das Reiseprogramm.

„Wir müssen rasch reagieren können, daher brauchen wir Reisebuchungstools, die perfekt auf die spezifischen Gegebenheiten unserer Branche zugeschnitten sind“, betont Claude Lelièvre, der bei TechnipFMC das Regional Travel Management Development für die Region EMIA verantwortet. „Um die Erwartungen unserer Projektassistenten zu erfüllen, die häufig für Geschäftsreisen zuständig sind, und um auf die häufigen Änderungen und Last-Minute-Anfragen zu reagieren, mit denen sie konfrontiert werden, haben wir uns für ein Tool entschieden, das vollständig, flexibel, agil und äußerst nutzerfreundlich ist.“ Bei TechnipFMC können Buchungen mit KDS Neo jetzt viel schneller vorgenommen werden, und das Unternehmen hat die Dauer einer typischen Reisekostenerstattung erheblich verkürzt.

Neben diesen operativen Faktoren müssen Unternehmen die digitale Transformation auch aus strategischen Gründen vorantreiben. Diese Transformation und die Auswahl der Tools können Einfluss auf Image und Kultur eines Unternehmens haben. Die internen Tools und Prozesse eines Unternehmens sollten seine Vision, seine Strategie und die Art und Weise spiegeln, in der es mit Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet.

Dank erheblicher Investitionen in Forschung und Entwicklung ist KDS zu kontinuierlichen Innovationen in der Lage, kann den technologischen und regulatorischen Entwicklungen zuvorkommen und seine Kunden dabei unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Als Account Manager habe ich dank der Einführung von KDS Neo das Glück, die Umsetzung dieser Ziele bei meinen Kunden live zu erleben – insbesondere bei TechnipFMC.

Die vollständige Fallstudie zu TechnipFMC finden Sie unter www.kds.com/case-studies/technipfmc-visibility-flexibility-and-safety-of-business-trips/ (englischsprachig).

Mit Reiserichtlinien gegen Zusatzentgelte

Fast alle Airlines bieten Zusatzleistungen an – gegen Zusatzentgelte. Viele Unternehmen tracken diese Kosten nicht. Alexander Albert, Director Business Management Germany bei American Express Global Business Travel, erklärt, wie sich das in sechs Schritten ändern lässt – von der einfachen Übersicht bis zu den Reiserichtlinien. //

Wie IdeaWorks und CarTrawler neulich in ihrer jährlichen Untersuchung feststellten, haben die Fluggesellschaften im Jahr 2018 nahezu 93 Milliarden Dollar mit Zusatzleistungen umgesetzt, also mit Dingen wie Sitzplatz-Upgrades und aufgegebenem Gepäck. Wissen Sie, welcher Anteil daran von Ihrem Unternehmen stammt? Oder ist das eine Fangfrage?

Obwohl Unternehmen sehr wohl wissen, dass ihre Gesamtreiseausgaben aufgrund solcher Zusatzleistungen steigen, kann es aufgrund der Art und Weise, wie sie gebucht werden, äußerst schwierig sein, sie nachzuverfolgen.

Schauen wir in die Studie „Evolution of Air Distribution“, die American Express Global Business Travel (GBT) im vorigen Herbst zusammen mit der Association of Corporate Travel Executives herausgegeben hat: Fast die Hälfte (48 Prozent) der 218 befragten Travel Manager gaben an, Ausgaben für Zusatzleistungen nicht zu tracken. Es ist jedoch wichtig, genau das zu tun, damit die Kosten nicht außer Kontrolle geraten.

Daher haben wir einige Möglichkeiten zusammengetragen, mit denen Unternehmen die Übersicht und die Kontrolle über diese wachsenden Ausgaben gewinnen können. Obwohl es vor allem um Airline-Zusatzleistungen geht, gelten viele dieser Tipps auch für Hotels und Mietwagen.

1. Identifizierung der Zusatzleistungen

Der erste Schritt: Erstellen Sie eine Liste aller möglichen Extras, die Ihren Reisenden offen stehen. Dies umfasst alles von aufgegebenem Gepäck und Sitzplatz-Upgrades über Mahlzeiten und Bordunterhaltung bis hin zu weniger bekannten Leistungen wie Kopfkissen und Decken sowie den Druck von Bordkarten. Um ein vollständiges Bild Ihrer Flugkosten zu erhalten, schließen Sie auch Entgelte für den Zugang zu Flughafenlounges und die beschleunigte Sicherheitskontrolle in Ihre Betrachtung ein.

2. Tracking der Zusatzentgelte

Die meisten Unternehmen, die Zusatzkosten tracken, verlassen sich dabei auf Daten von Firmenkreditkarten und Travel-/Expense-Management-Systemen. Um diesen aufwendigen Prozess einfacher zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, Premier Insights™ zu testen, ein integriertes Visualisierungstool von GBT für Karten- und Reisedaten. Es bietet eine einheitliche Übersicht über das Reiseprogramm eines Unternehmens – einschließlich der Gesamt-Ausgabensumme für Zusatzleistungen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, intern Unterstützung zu suchen, beispielsweise von der Finanzabteilung, um diese Ausgaben zu ermitteln und zu berechnen.

3. Streubuchungen verhindern

Da viele Online-Buchungstools (OBT) noch nicht in der Lage sind, Buchungen um Zusatzleistungen zu ergänzen, selbst wenn die Reservierungssysteme (GDS) sie anbieten, müssen Reisende sie auf den Websites der Fluggesellschaften direkt buchen. Dieses Vorgehen macht es schwierig, Zusatzleistungen zu tracken, vor allem, wenn die Reisenden sie in ihrer Abrechnung unter „andere Kosten“ aufführen.

Es könnte also die Frage an den OBT-Anbieter/die Travel Management Company lohnen, was geplant ist, um diese Lücke zu schließen. Einige Tools wie Neo™, das intelligente Online-Buchungstool von KDS, können derzeit bestimmte Zusatzleistungen verarbeiten (zum Beispiel Sitzplatz-Upgrades und aufgegebenes Gepäck), sodass die Reisenden sie nicht anderweitig buchen müssen.

4. Verhandlungen mit Leistungsträgern

Wer nachrechnet, was Zusatzleistungen das Unternehmen kosten, kann schon einen Schreck bekommen. Diese Zahlen verwandeln sich aber in schlagkräftige Verhandlungsmasse, wenn die nächsten Verhandlungen mit den bevorzugten Leistungsträgern anstehen.

Obwohl es unwahrscheinlich ist, dass sich bestimmte Aufschläge auf Null herunterhandeln lassen (etwa Entgelte für aufgegebenes Gepäck), können Sie darauf drängen, andere Leistungen wie Sitzplatz-Upgrades, Lounge-Zugang und Priority Boarding in den Vertrag aufzunehmen. Das spart dem Unternehmen Geld und kommt den Wünschen der Reisenden entgegen.

5. Richtlinien für Zusatzleistungen

Für Unternehmen, die noch keine Richtlinien für die Buchung von Zusatzleistungen haben, wird es Zeit. Die New Distribution Capabilty (das neue Datenformat NDC für Flugangebote) erleichtert es den Fluggesellschaften, diese Add-ons zu verkaufen. Daher müssen Unternehmen klar festlegen, welche dieser Zusatzkosten gestattet sind und welche nicht.

Travel Manager und andere Beteiligte sollten die Zusatzleistungen auf ihrer Liste (siehe Schritt 1) ​​ überprüfen und entscheiden, welche das Unternehmen bezahlt. Es empfiehlt sich ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kostenkontrolle für das Unternehmen und Flexibilität und Auswahl für die Reisenden.

Da die Zusatzleistungen der Fluggesellschaften variieren, müssen die Richtlinien möglicherweise für jeden Carrier angepasst werden. Die Alternative ist eine Zusatzleistungs-Obergrenze.

6. Durchsetzung der Richtlinie

Natürlich sind Reiserichtlinien eine Sache – und ihre Befolgung eine andere. Travel Manager müssen die Mitarbeiter über Änderungen informieren. In diesem Artikel zur Reiserichtlinien-Kommunikation finden sich bewährte Methoden dafür.

Wir sind sicher, dass es die reisenden Mitarbeiter interessiert zu erfahren, wieviel Fluggesellschaften mit Zusatzleistungen verdienen – nicht nur um des Unternehmens willen, sondern auch, weil sie so erfahren, welche Zusatzkosten für Urlaubsreisen anfallen.

Geschäftsreisende mit American Express Global Business Travel

Mit Familie auf Geschäftsreise?

Immer mehr Mitarbeiter fragen, ob sie mit Familie auf Geschäftsreise gehen können. Das sollte kein Problem sein – wenn einige Regeln eingehalten werden. Jo Sully, Vice President und Regional General Manager von GBT in Australien und Südostasien, gibt einen Überblick. //

Unabhängig davon, mit wie vielen Kunden und Kollegen sich Geschäftsreisende unterwegs treffen – Geschäftsreisen können einsam sein. Und auch die Beziehungen zu den Angehörigen zu Hause belasten.

Daher fragen immer mehr Mitarbeiter, ob sie Familie mit auf Geschäftsreise nehmen können – das zeigt eine neue Studie von American Express Global Business Travel (GBT) und der Association of Corporate Travel Executives: „Balancing Business Travel Tools & Policy for the Traveller Experience“ zufolge registrieren 38 Prozent der Travel Manager im asiatisch-pazifischen Raum mehr Anfragen von Mitarbeitern, die mit Familienmitgliedern auf Geschäftsreise gehen wollen.

Eine Geschäftsreise mit Familie ist natürlich angenehmer und verringert das Gefühl der Abkopplung. Wichtig ist allerdings, dass die Zeit mit der Familie die Ziele der Reise nicht beeinträchtigt.

Wer also Geschäftsreisende dabei unterstützen möchte, auf dem schmalen Grat zwischen Geschäft und Privatleben zu navigieren, findet hier einige Tipps.

Zunächst einmal braucht es die Zustimmung des Arbeitgebers. Je nach Unternehmen und Kultur kann eine Geschäftsreise mit Familie als Belohnung angesehen werden, die das Unternehmen keinen Cent kostet – oder als totale Ablenkung von den Zielen der Reise. Da wahrscheinlich jede Anfrage einzeln bewertet und entschieden wird, sollte der Chef auch dann gefragt werden, wenn das nicht die erste Reise mit Begleitung ist.

Wer dem Vorgesetzten die Idee vorschlägt, sollte also betonen, dass die beruflichen Pflichten oberste Priorität haben und wegen der Begleitung keinesfalls vernachlässigt werden.

Die Unterkunft sollte in der Nähe des Ortes liegen, wo der Geschäftstermin stattfindet, den Reiserichtlinien des Unternehmens entsprechen – und möglichst den Wünschen der Reisebegleitung entgegenkommen. Ein Hotel in der Nähe einiger Sehenswürdigkeiten ermöglicht Beschäftigungen den Tag über. Wer mit Kind reist, sollte sollte prüfen, ob es Hotels gibt, die den Reiserichtlinien entsprechen und einen Pool haben.

Eines sollte der Begleitung von Anfang an klar sein: Das Unternehmen übernimmt keine Kosten für sie. Während Familienmitglieder die von der Firma abgedeckten Leistungen in Anspruch nehmen können, beispielsweise das Hotelzimmer und die Taxifahrten zum und vom Flughafen, sind zusätzliche Kosten Privatsache: für Flug, Bahn und öffentliche Verkehrsmittel sowie für Mahlzeiten und Unterhaltung.

Um Unklarheiten bei der Abrechnung der Reisekosten zu vermeiden, sollte die Begleitung ihre Kosten separat bezahlen – und ihre Quittungen aufheben für den Fall, dass es Nachfragen gibt.

Für die Reisenden kann es schwierig sein, wenn Berufswelt und Privatleben in so engen Kontakt kommen, gerade unterwegs. Möglicherweise muss die Vielflieger-Mentalität einen Gang herunterschalten und sich an das langsamere Tempo der Begleiter anpassen, insbesondere wenn Kinder dabei sind. Umgekehrt sollten die Reisebegleiter ihre Erwartungen dämpfen – für die Geschäftsreisenden ist das nun einmal kein Urlaub, der Großteil ihrer Zeit wird mit der Arbeit verbracht. Die Familienangehörigen müssen sich den Tag über alleine beschäftigen, möglicherweise auch länger, falls es Abendverpflichtungen gibt.

Die Reisenden sollten mit ihren Familienangehörigen also offen darüber reden, wie sich die Reise gestalten wird. Niemandem ist geholfen, wenn sie sich in einer fremden Stadt allein und vernachlässigt fühlen. Kommen sie jedoch gut alleine zurecht, kann eine Wochenendverlängerung am Zielort die Belohnung sein. Falls Kinder mitreisen, sollten die Erziehungsberechtigten sich klar absprechen: Die Begleitung muss akzeptieren, dass sie auf die Kinder aufpasst, damit der oder die Reisende sich voll und ganz der Arbeit widmen kann.

Und wenn ein Kind zuviel Ablenkung bedeutet, zum Beispiel weil es zu Wutausbrüchen neigt, wenn die tägliche Routine unterwegs gestört wird, dann kann es ratsam sein, alleine auf Geschäftsreise zu gehen – und einen Familienurlaub nachzuschieben.