Happy Landings mit American Express Global Business Travel

So kommen die Reiserichtlinien zum Fliegen

Manchmal muss man einen Schritt zurücktreten, um das Travel-Management-Programm als Großes und Ganzes ins Auge fassen zu können. Das ist angesichts des täglichen Pensums nicht immer einfach. Daher zeigt dieser Blogpost einige Möglichkeiten, Geschäftsreiseprogramme effektiver zu gestalten, und praktische Schritte, die dorthin führen. //

1. Den Ansprüchen der Reisenden gerecht werden

Geschäftsreisende möchten heutzutage nicht nur bequeme, nahtlose und individuelle Reiseprozesse – sie verlangen sie förmlich. Wenn sie über das Buchungstool oder mit den Reiserichtlinien des Unternehmens nicht das bekommen, was sie wollen, gehen sie ohne Weiteres woanders hin, oft direkt zu einem Anbieter oder einem Online-Reisebüro.

Dieser Trend wird sich eher verstärken – durch Buchungstools mit künstlicher Intelligenz, die Verbrauchern mehr Komfort und Individualisierung bieten. Unternehmen müssen also schauen, wie sie die Wünsche ihrer Reisenden in die Realität umsetzen können. Starre Reiserichtlinien, die die Auswahl einschränken, und veraltete Buchungstools können dazu führen, dass Mitarbeiter sich entweder von den Vorgaben oder gleich vom Unternehmen abwenden.

Tipps:

  • Tools zur Datenanalyse nutzen (einschließlich des neuen Benchmarking-Programms Peer Travel Insights von GBT mit einem Dashboard, das das Wohlbefinden der Reisenden analysiert). Mit den Erkenntnissen aus den Daten lassen sich Reiseverhalten und -präferenzen besser verstehen und Reiserichtlinien insgesamt ansprechender gestalten.
  • Veraltete Reiserichtlinien neu bewerten und überarbeiten. Zu stark einschränkende Vorgaben und geballter Jargon sollten entfernt werden, sodass es für Reisende leichter wird, die Regeln zu befolgen.
  • Die Reiseprozesse automatisieren und an die Anforderungen der Mitarbeiter anpassen – zum Beispiel durch neue technische Lösungen, die gemeinsam mit einer Travel Management Company (TMC) eingeführt werden. Sicherstellen, dass die Mitarbeiter von diesen Tools erfahren.
  • Lücken in der W-Lan-Anbindung der Reisenden beseitigen, sodass ihr Anschluss an mobile Prozesse nicht unterbrochen wird.

2. Das Duty-of-Care-Programm ausbauen

Seit den Terroranschlägen vom 11. September 2001 nehmen Unternehmen die Sicherheit der Reisenden ernster und legen mehr Wert auf umfangreiche Sicherheitsprotokolle. Sie haben Tools eingeführt, die den Aufenthaltsort von Reisenden ermitteln können, arbeiten im Risikomanagement mit Drittanbietern zusammen und weisen Reisende darauf hin, wie wichtig es ist, ihre gesamte Reise aus Sicherheitsgründen über das Unternehmenstool zu buchen.

Nachdem diese Dinge unter Dach und Fach sind, rücken nun andere Möglichkeiten zur Erfülung der Sorgfaltspflicht in den Fokus. Beispielsweise haben sich Gesundheit und Wohlbefinden von Reisenden zu Trendthemen entwickelt, und Unternehmen suchen nach Lösungen, um Reiseüberlastungen zu vermeiden. Es wird auch stärker darüber diskutiert, wie Unternehmen Reisende schützen können, wenn sie eine Geschäftsreise mit etwas Urlaub ergänzen (Bleisure) oder wenn sie alternative Unterkünfte nutzen, zum Beispiel Apartments über Booking.com.

Und weil – einer Studie der Global Business Travel Association zufolge – mehr als 80 Prozent der Frauen angeben, im vergangenen Jahr auf Geschäftsreisen mindestens ein Sicherheitsproblem erlebt zu haben, wird der Sicherheit weiblicher Reisender mehr Aufmerksamkeit gewidmet.

Tipps:

  • Reiserichtlinien auf mögliche Lücken im Reiserisikomanagement überprüfen – und sie schließen.
  • Reisenden genau erklären, welche Arten von Schutz sie während des Erholungsteils einer Bleisure-Reise haben werden – und welche nicht, damit sie zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen treffen können.
  • Weiblichen Reisenden spezielle Schulungen dazu anbieten, wie sie sich auf potenzielle Risiken im Ausland vorbereiten können.
  • Initiativen zur Stärkung der mentalen und körperlichen Gesundheit der Mitarbeiter einführen und den Reisestress reduzieren. (Einige Ideen für solche Initiativen finden sich hier und hier).

3. Fokus auf die Nutzung und den Missbrauch von Reisedaten

Von der Fülle an Informationen, die zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht aus den Reiseplänen erfasst werden, bis zu wichtigen Zahlen für Verhandlungen mit Leistungsträgern: Daten sind der Treibstoff für Geschäftsreisen. Durch die Verwendung hochentwickelter Technologien der künstlichen Intelligenz konzentrieren sich Travel Manager zunehmend darauf, durch Daten die Zufriedenheit der Reisenden zu steigern, die Kosten zu senken und die Effizienz zu optimieren.

Mit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist der Datenschutz noch stärker in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit gerückt. Weil auch die Zahl der Hackerangriffe in den vergangenen Jahren zugenommen hat, kümmern sich Unternehmen stärker um den Schutz der persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter.

Alles in allem empfiehlt es sich dringend, dem Schutz der Reisedaten höchste Priorität zu geben.

Tipps:

  • Gemeinsam mit der IT-Abteilung den Reisenden die Cybersecurity-Schulungen und Tools bereitstellen, die sie für die Datensicherheit unterwegs brauchen.
  • Die Nutzung virtueller Kreditkarten für Zahlungen in Hotels verbessert die Zahlungssicherheit und reduziert die Menge übertragener Daten.
  • Verträge sorgfältig überprüfen und mit Leistungsträgern darüber sprechen, wie sie mit den Daten der Reisenden umgehen und wie sie die DSGVO umsetzen.
  • Starke Datenanalyse-Tools zeigen die Präferenzen der Reisenden und wofür genau Geld ausgegeben wird, sodass die Reiserichtlinien intelligent angepasst werden können.

4. Die eigene Arbeitslast reduzieren

All diese Ziele zu erreichen ist zeitintensiv. Deshalb muss die Zahl der Aufgaben für die Verantwortlichen gesenkt werden. Wer überlegt, wofür bisher die meiste Energie investiert wurde, welche Ziele erreicht wurden und welche nicht, wird feststellen, dass einige Aufgaben von der To-Do-Liste gestrichen werden können. Entweder weil sie nicht mehr nötig sind oder weil jemand anderes sie übernehmen kann.

Tipps:

  • Den Arbeitsaufwand, der mit den jährlichen Vertragsverhandlungen verbunden ist, durch Konsolidierung der bevorzugten Hotels und Airlines reduzieren. Und die ermäßigten Tarife nutzen, die die TMC anbieten.
  • Diejenigen Aufgaben auslagern, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen oder von Dritten besser erledigt werden können.
  • Andere Abteilungen wie den Finanzbereich und die IT um Unterstützung bitten, um die Reisenden zu schulen und die Systeme zu optimieren.
  • GBT fragen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie die Experten von American Express Global Business Travel oder American Express Meetings & Events das Travel Management der Unternehmen unterstützen können.

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