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Adieu, Bürokratie! Hallo, Digitalisierung!

Unternehmen mit veralteten manuellen Prozessen verfehlen die Erwartungen ihrer modernen Mitarbeiter. Eine einheitliche digitale Plattform für Reisebuchungen und Reisekosten-Abrechnungen kommt ihnen entgegen. Außerdem nutzt sie dem Unternehmen, schreibt Romain Fory, Account Manager bei KDS, und zeigt das Beispiel eines französischen Ingenieurbüros. //

Wie in vielen Branchen hat auch in der Geschäftsreise der technologische Fortschritt zu veränderten Nutzergewohnheiten geführt – und die gesamte Branche revolutioniert. Unternehmen müssen die Erwartungen der Mitarbeiter in Sachen Technologie erfüllen. Das ist genauso wichtig geworden wie die Umsetzung von Reiserichtlinien, die Kontrolle der Kosten und die Sicherheit der Reisenden. Drei Beispiele:

  • Im Büro erwarten Mitarbeiter die gleichen schnellen und intuitiv benutzbaren Tools, die sie im Privatleben verwenden.
  • Eine Stunde für die Suche nach einem Flug zwischen Paris und London aufzubringen, der sowohl den Reiserichtlinien entspricht als auch pünktlich zum Meeting ankommt, ist heute ein Ding der Unmöglichkeit.
  • Dasselbe gilt für stundenlanges Sortieren von Quittungen, umfangreiche Spesenabrechnungen und die Erstattung Monate später.

Wir alle erwarten, dass Technologie die Dinge einfacher macht. Unternehmen haben keine Wahl mehr: Sie müssen Bürokratie abbauen und das Reise- und Reisekosten-Management ins digitale Zeitalter überführen.

KDS ist sich dieser zweifachen Herausforderung bewusst – es geht darum, sowohl die Nutzer zufriedenzustellen als auch die Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Daher bieten wir schnelle, einfache Lösungen mit dem Ziel, dass sie in den Projekten unserer Kunden zur digitalen Transformation eine zentrale Rolle spielen.

Die Automatisierung von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen ermöglicht einfachere, schnellere und konsistentere Nutzerprozesse. Klassische Tools verzahnen die Abrechnung unterwegs entstandener Kosten nicht mit den Buchungsprozessen, die sich wiederum oft auf Beförderung und Unterkunft beschränken. Mit KDS Neo lässt sich eine komplette Reise buchen (Taxis, Unterkunft, Beförderung etwa per Flug, Shuttlebusse, zusätzliches Gepäck, Sitzplatz-Upgrades usw.), gleichzeitig können auf derselben Plattform die Reisekostenabrechnungen via Internet oder Mobiltelefon verwaltet werden.

Die einheitliche Plattform bietet dieselbe Nutzerfreundlichkeit wie die beliebtesten E-Commerce-Websites. Unternehmen können Prozesse beschleunigen, bestimmte Aufgaben automatisieren und die tatsächlichen Reisekosten besser einschätzen und kontrollieren, was das Management von Aufträgen und Verträgen optimiert. Und alles ist papierlos – dank der digitalen Reisekostenabrechnungen in KDS Neo, die rechtlich den Originaldokumenten in nichts nachstehen.

Technologie ist der einzige Weg zu mehr Effizienz und schnelleren Prozessen in komplexen Situationen

Produktivität ist ein zentrales Anliegen für leitende Manager. An Plattformen für das Management von Geschäftsreisen und anpassungsfähigen und benutzerfreundlichen Ausgaben-Reports kommt heutzutage niemand mehr vorbei. Jedes Unternehmen scheint dafür eine Strategie zu haben.

Das französische Ingenieurbüro TechnipFMC zum Beispiel hat die Geschäftsreisen seiner Mitarbeiter (im Schnitt 20.000 bis 25.000 Reisen pro Jahr) lange Zeit mit einem selbst entwickelten Tool verwaltet, das viele manuelle Prozesse erforderte. Für die internationalen Projekte des Unternehmens ist es erforderlich, dass Mitarbeiter aus ganz unterschiedlichen Abteilungen in verschiedenen Projektphasen reisen (Vorstudie, Entwicklung, Bau, Transport zum Ölfeld, Installation vor Ort). Daher wünscht TechnipFMC, wie viele andere Unternehmen auch, Einfachheit, Reaktionsfähigkeit und Kontrolle für das Reiseprogramm.

„Wir müssen rasch reagieren können, daher brauchen wir Reisebuchungstools, die perfekt auf die spezifischen Gegebenheiten unserer Branche zugeschnitten sind“, betont Claude Lelièvre, der bei TechnipFMC das Regional Travel Management Development für die Region EMIA verantwortet. „Um die Erwartungen unserer Projektassistenten zu erfüllen, die häufig für Geschäftsreisen zuständig sind, und um auf die häufigen Änderungen und Last-Minute-Anfragen zu reagieren, mit denen sie konfrontiert werden, haben wir uns für ein Tool entschieden, das vollständig, flexibel, agil und äußerst nutzerfreundlich ist.“ Bei TechnipFMC können Buchungen mit KDS Neo jetzt viel schneller vorgenommen werden, und das Unternehmen hat die Dauer einer typischen Reisekostenerstattung erheblich verkürzt.

Neben diesen operativen Faktoren müssen Unternehmen die digitale Transformation auch aus strategischen Gründen vorantreiben. Diese Transformation und die Auswahl der Tools können Einfluss auf Image und Kultur eines Unternehmens haben. Die internen Tools und Prozesse eines Unternehmens sollten seine Vision, seine Strategie und die Art und Weise spiegeln, in der es mit Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet.

Dank erheblicher Investitionen in Forschung und Entwicklung ist KDS zu kontinuierlichen Innovationen in der Lage, kann den technologischen und regulatorischen Entwicklungen zuvorkommen und seine Kunden dabei unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Als Account Manager habe ich dank der Einführung von KDS Neo das Glück, die Umsetzung dieser Ziele bei meinen Kunden live zu erleben – insbesondere bei TechnipFMC.

Die vollständige Fallstudie zu TechnipFMC finden Sie unter www.kds.com/case-studies/technipfmc-visibility-flexibility-and-safety-of-business-trips/ (englischsprachig).

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