Mit Reiserichtlinien gegen Zusatzentgelte

Fast alle Airlines bieten Zusatzleistungen an – gegen Zusatzentgelte. Viele Unternehmen tracken diese Kosten nicht. Alexander Albert, Director Business Management Germany bei American Express Global Business Travel, erklärt, wie sich das in sechs Schritten ändern lässt – von der einfachen Übersicht bis zu den Reiserichtlinien. //

Wie IdeaWorks und CarTrawler neulich in ihrer jährlichen Untersuchung feststellten, haben die Fluggesellschaften im Jahr 2018 nahezu 93 Milliarden Dollar mit Zusatzleistungen umgesetzt, also mit Dingen wie Sitzplatz-Upgrades und aufgegebenem Gepäck. Wissen Sie, welcher Anteil daran von Ihrem Unternehmen stammt? Oder ist das eine Fangfrage?

Obwohl Unternehmen sehr wohl wissen, dass ihre Gesamtreiseausgaben aufgrund solcher Zusatzleistungen steigen, kann es aufgrund der Art und Weise, wie sie gebucht werden, äußerst schwierig sein, sie nachzuverfolgen.

Schauen wir in die Studie „Evolution of Air Distribution“, die American Express Global Business Travel (GBT) im vorigen Herbst zusammen mit der Association of Corporate Travel Executives herausgegeben hat: Fast die Hälfte (48 Prozent) der 218 befragten Travel Manager gaben an, Ausgaben für Zusatzleistungen nicht zu tracken. Es ist jedoch wichtig, genau das zu tun, damit die Kosten nicht außer Kontrolle geraten.

Daher haben wir einige Möglichkeiten zusammengetragen, mit denen Unternehmen die Übersicht und die Kontrolle über diese wachsenden Ausgaben gewinnen können. Obwohl es vor allem um Airline-Zusatzleistungen geht, gelten viele dieser Tipps auch für Hotels und Mietwagen.

1. Identifizierung der Zusatzleistungen

Der erste Schritt: Erstellen Sie eine Liste aller möglichen Extras, die Ihren Reisenden offen stehen. Dies umfasst alles von aufgegebenem Gepäck und Sitzplatz-Upgrades über Mahlzeiten und Bordunterhaltung bis hin zu weniger bekannten Leistungen wie Kopfkissen und Decken sowie den Druck von Bordkarten. Um ein vollständiges Bild Ihrer Flugkosten zu erhalten, schließen Sie auch Entgelte für den Zugang zu Flughafenlounges und die beschleunigte Sicherheitskontrolle in Ihre Betrachtung ein.

2. Tracking der Zusatzentgelte

Die meisten Unternehmen, die Zusatzkosten tracken, verlassen sich dabei auf Daten von Firmenkreditkarten und Travel-/Expense-Management-Systemen. Um diesen aufwendigen Prozess einfacher zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, Premier Insights™ zu testen, ein integriertes Visualisierungstool von GBT für Karten- und Reisedaten. Es bietet eine einheitliche Übersicht über das Reiseprogramm eines Unternehmens – einschließlich der Gesamt-Ausgabensumme für Zusatzleistungen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, intern Unterstützung zu suchen, beispielsweise von der Finanzabteilung, um diese Ausgaben zu ermitteln und zu berechnen.

3. Streubuchungen verhindern

Da viele Online-Buchungstools (OBT) noch nicht in der Lage sind, Buchungen um Zusatzleistungen zu ergänzen, selbst wenn die Reservierungssysteme (GDS) sie anbieten, müssen Reisende sie auf den Websites der Fluggesellschaften direkt buchen. Dieses Vorgehen macht es schwierig, Zusatzleistungen zu tracken, vor allem, wenn die Reisenden sie in ihrer Abrechnung unter „andere Kosten“ aufführen.

Es könnte also die Frage an den OBT-Anbieter/die Travel Management Company lohnen, was geplant ist, um diese Lücke zu schließen. Einige Tools wie Neo™, das intelligente Online-Buchungstool von KDS, können derzeit bestimmte Zusatzleistungen verarbeiten (zum Beispiel Sitzplatz-Upgrades und aufgegebenes Gepäck), sodass die Reisenden sie nicht anderweitig buchen müssen.

4. Verhandlungen mit Leistungsträgern

Wer nachrechnet, was Zusatzleistungen das Unternehmen kosten, kann schon einen Schreck bekommen. Diese Zahlen verwandeln sich aber in schlagkräftige Verhandlungsmasse, wenn die nächsten Verhandlungen mit den bevorzugten Leistungsträgern anstehen.

Obwohl es unwahrscheinlich ist, dass sich bestimmte Aufschläge auf Null herunterhandeln lassen (etwa Entgelte für aufgegebenes Gepäck), können Sie darauf drängen, andere Leistungen wie Sitzplatz-Upgrades, Lounge-Zugang und Priority Boarding in den Vertrag aufzunehmen. Das spart dem Unternehmen Geld und kommt den Wünschen der Reisenden entgegen.

5. Richtlinien für Zusatzleistungen

Für Unternehmen, die noch keine Richtlinien für die Buchung von Zusatzleistungen haben, wird es Zeit. Die New Distribution Capabilty (das neue Datenformat NDC für Flugangebote) erleichtert es den Fluggesellschaften, diese Add-ons zu verkaufen. Daher müssen Unternehmen klar festlegen, welche dieser Zusatzkosten gestattet sind und welche nicht.

Travel Manager und andere Beteiligte sollten die Zusatzleistungen auf ihrer Liste (siehe Schritt 1) ​​ überprüfen und entscheiden, welche das Unternehmen bezahlt. Es empfiehlt sich ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kostenkontrolle für das Unternehmen und Flexibilität und Auswahl für die Reisenden.

Da die Zusatzleistungen der Fluggesellschaften variieren, müssen die Richtlinien möglicherweise für jeden Carrier angepasst werden. Die Alternative ist eine Zusatzleistungs-Obergrenze.

6. Durchsetzung der Richtlinie

Natürlich sind Reiserichtlinien eine Sache – und ihre Befolgung eine andere. Travel Manager müssen die Mitarbeiter über Änderungen informieren. In diesem Artikel zur Reiserichtlinien-Kommunikation finden sich bewährte Methoden dafür.

Wir sind sicher, dass es die reisenden Mitarbeiter interessiert zu erfahren, wieviel Fluggesellschaften mit Zusatzleistungen verdienen – nicht nur um des Unternehmens willen, sondern auch, weil sie so erfahren, welche Zusatzkosten für Urlaubsreisen anfallen.

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