Geschäftsreisende mit American Express Global Business Travel

Mit Familie auf Geschäftsreise?

Immer mehr Mitarbeiter fragen, ob sie mit Familie auf Geschäftsreise gehen können. Das sollte kein Problem sein – wenn einige Regeln eingehalten werden. Jo Sully, Vice President und Regional General Manager von GBT in Australien und Südostasien, gibt einen Überblick. //

Unabhängig davon, mit wie vielen Kunden und Kollegen sich Geschäftsreisende unterwegs treffen – Geschäftsreisen können einsam sein. Und auch die Beziehungen zu den Angehörigen zu Hause belasten.

Daher fragen immer mehr Mitarbeiter, ob sie Familie mit auf Geschäftsreise nehmen können – das zeigt eine neue Studie von American Express Global Business Travel (GBT) und der Association of Corporate Travel Executives: „Balancing Business Travel Tools & Policy for the Traveller Experience“ zufolge registrieren 38 Prozent der Travel Manager im asiatisch-pazifischen Raum mehr Anfragen von Mitarbeitern, die mit Familienmitgliedern auf Geschäftsreise gehen wollen.

Eine Geschäftsreise mit Familie ist natürlich angenehmer und verringert das Gefühl der Abkopplung. Wichtig ist allerdings, dass die Zeit mit der Familie die Ziele der Reise nicht beeinträchtigt.

Wer also Geschäftsreisende dabei unterstützen möchte, auf dem schmalen Grat zwischen Geschäft und Privatleben zu navigieren, findet hier einige Tipps.

Zunächst einmal braucht es die Zustimmung des Arbeitgebers. Je nach Unternehmen und Kultur kann eine Geschäftsreise mit Familie als Belohnung angesehen werden, die das Unternehmen keinen Cent kostet – oder als totale Ablenkung von den Zielen der Reise. Da wahrscheinlich jede Anfrage einzeln bewertet und entschieden wird, sollte der Chef auch dann gefragt werden, wenn das nicht die erste Reise mit Begleitung ist.

Wer dem Vorgesetzten die Idee vorschlägt, sollte also betonen, dass die beruflichen Pflichten oberste Priorität haben und wegen der Begleitung keinesfalls vernachlässigt werden.

Die Unterkunft sollte in der Nähe des Ortes liegen, wo der Geschäftstermin stattfindet, den Reiserichtlinien des Unternehmens entsprechen – und möglichst den Wünschen der Reisebegleitung entgegenkommen. Ein Hotel in der Nähe einiger Sehenswürdigkeiten ermöglicht Beschäftigungen den Tag über. Wer mit Kind reist, sollte sollte prüfen, ob es Hotels gibt, die den Reiserichtlinien entsprechen und einen Pool haben.

Eines sollte der Begleitung von Anfang an klar sein: Das Unternehmen übernimmt keine Kosten für sie. Während Familienmitglieder die von der Firma abgedeckten Leistungen in Anspruch nehmen können, beispielsweise das Hotelzimmer und die Taxifahrten zum und vom Flughafen, sind zusätzliche Kosten Privatsache: für Flug, Bahn und öffentliche Verkehrsmittel sowie für Mahlzeiten und Unterhaltung.

Um Unklarheiten bei der Abrechnung der Reisekosten zu vermeiden, sollte die Begleitung ihre Kosten separat bezahlen – und ihre Quittungen aufheben für den Fall, dass es Nachfragen gibt.

Für die Reisenden kann es schwierig sein, wenn Berufswelt und Privatleben in so engen Kontakt kommen, gerade unterwegs. Möglicherweise muss die Vielflieger-Mentalität einen Gang herunterschalten und sich an das langsamere Tempo der Begleiter anpassen, insbesondere wenn Kinder dabei sind. Umgekehrt sollten die Reisebegleiter ihre Erwartungen dämpfen – für die Geschäftsreisenden ist das nun einmal kein Urlaub, der Großteil ihrer Zeit wird mit der Arbeit verbracht. Die Familienangehörigen müssen sich den Tag über alleine beschäftigen, möglicherweise auch länger, falls es Abendverpflichtungen gibt.

Die Reisenden sollten mit ihren Familienangehörigen also offen darüber reden, wie sich die Reise gestalten wird. Niemandem ist geholfen, wenn sie sich in einer fremden Stadt allein und vernachlässigt fühlen. Kommen sie jedoch gut alleine zurecht, kann eine Wochenendverlängerung am Zielort die Belohnung sein. Falls Kinder mitreisen, sollten die Erziehungsberechtigten sich klar absprechen: Die Begleitung muss akzeptieren, dass sie auf die Kinder aufpasst, damit der oder die Reisende sich voll und ganz der Arbeit widmen kann.

Und wenn ein Kind zuviel Ablenkung bedeutet, zum Beispiel weil es zu Wutausbrüchen neigt, wenn die tägliche Routine unterwegs gestört wird, dann kann es ratsam sein, alleine auf Geschäftsreise zu gehen – und einen Familienurlaub nachzuschieben.

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